Insikter från gränslandet mellan vård och upphandling.

1. Att svara på allt utom det som efterfrågas. Ett svar som beskriver verksamheten i allmänhet får sällan poäng. Utvärderaren letar efter exakt det som står i kravet, formulerat i samma ordning.

2. Att missa ett ska-krav. Ett enda obesvarat ska-krav diskvalificerar hela anbudet, oavsett hur starkt resten är. En kravmatris innan skrivandet börjar löser detta.

3. Att prissätta utan att räkna på bemanningen. Ett pris som inte hänger ihop med schemat blir antingen ett förlorat anbud eller ett avtal som tär på marginalen i flera år.

4. Att beskriva rutiner som inte går att verifiera. Om ni hänvisar till en rutin behöver den finnas som dokument och gärna bifogas.

5. Att lägga tid på fel upphandling. Den viktigaste bedömningen görs innan arbetet börjar: är detta en affär vi rimligen kan vinna och vill ha?

Först görs en kvalificering. Uppfyller ni de formella kraven på ekonomi, tillstånd, referenser och erfarenhet? Här sker ingen bedömning av kvalitet, bara ja eller nej.

Därefter prövas ska-kraven. Varje krav måste vara besvarat och uppfyllt. Ett nej innebär att anbudet aldrig kommer vidare till utvärdering.

Sedan kommer utvärderingen, ofta som en kombination av pris och kvalitet. Kvalitetskriterierna är angivna i förväg med en poängskala, och poäng ges för det som beskrivs, inte för det som ni gör men inte skriver.

Slutsatsen: skriv för poängmodellen. Följ upphandlingens struktur, använd deras begrepp och gör det enkelt för utvärderaren att hitta svaret på varje kriterium.

Tumregeln: om avtalet har förlängts automatiskt minst en gång utan att villkoren granskats finns det utrymme. Indexuppräkningar läggs på år efter år utan att någon jämför mot vad andra betalar.

Tidpunkten avgör utfallet. Den bästa positionen har ni tre till sex månader före förnyelsedatum, medan leverantören fortfarande vill behålla er och det finns tid att jämföra alternativ.

Störst effekt finns oftast i bemanning, livsmedel, hygien och förbrukning, försäkring samt IT-licenser. Det är kategorier med hög volym och stor prisspridning mellan leverantörer.

Förhandla med underlag, inte med känsla. En sammanställning av volymer, artikelpriser och avtalstrohet flyttar samtalet från att be om rabatt till att diskutera fakta.